De Zorg ontzorgen… Daar zorgen we voor met batterijen & battery-packs
Uitdaging
De overkoepelende organisatie “KoopKoepel”, die groepsaankopen voor de zorgsector organiseert, lanceerde in 2022 via een openbare aanbesteding de prangende vraag om vanaf 2023 de aangesloten ziekenhuizen en zorginstellingen te kunnen voorzien van een continue (in)stroom aan batterijen. Zowel standaard- als loodbatterijen, al dan niet oplaadbare accu’s als meer specifieke batterypacks voor ondermeer noodverlichting en UPS-systemen waren in het bestek opgenomen.
De orders en leveringen zouden dagelijks van en naar de verschillende zorginstellingen afzonderlijk uitgestuurd worden, waarbij de totaalraming van de jaarlijkse afname niet bindend was. De stockbreuken, veranderende regelgevingen en prijsinstabiliteit op de batterijmarkt maakte de uitdaging des te groter om ons te binden voor een initiële, verlengbare contractperiode van 2 jaar.
Aanpak / Oplossing
Toegegeven, het was geen makkelijke evenwichtsoefening… Na het indienen van de offerte volgens de wettelijk correcte en formele weg, bleken de niet te negeren struikelblokken in de huidige marktsituatie een discussiepunt. Om alsnog aan de batterijnoden te kunnen beantwoorden, gingen we via onze vaste batterij-partner in overleg met producenten om langs inkoopkant op een aanvaadbaar voorstel te kunnen terugvallen.
KoopKoepel pofileerde zich aan de verkoopkant als erg meedenkende organisatie die oplossingen die we aanreikten nauwkeurig overwoog. Ons gemeenschappelijke doel bleef het vinden van een werkbare manier van samenwerken. Zo kwamen we tot een transparant en duidelijk akkoord waarin alle partijen zich konden vinden. Dit akkoord betekent niet alleen de leverings- en bestelformaliteiten, maar tevens ook de omgang met instabiele prijzen en schaarste op de markt.
Gezien de prangendheid van de aanbesteding, zette ons intern team alles in het werk om binnen afzienbare tijd alle betreffende zorginstellingen apart administratief correct als klant in onze systemen te creëren, zodat zendingen en documenten op de juiste plaats zouden toekomen. Om de bestelprocedure te vergemakkelijken, werd een gestandardiseerd besteldocument opgesteld, dat ook de optie laat om afwijkende batterijen of battery-packs te kunnen aanvragen.
Om steeds zo vlot mogelijk te kunnen leveren, werd in ons magazijn een basisvoorraad aangelegd van de meest bestelde batterijen. Dit gaat voornamelijk over AA en AAA alkaline batterijen, maar tevens bepaalde modellen oplaadbare NiMH’s, Lithium-packs, knoopcellen en loodbatterijen zijn uit voorraad vlot leverbaar.
Resultaten
Momenteel leveren we binnen deze raamovereenkomst meer dan 100 verschillende soorten batterijen aan meer dan 100 ziekenhuizen, woonzorgcentra, rust- en verzorgingstehuizen, psychische centra en andere zorginstellingen verspreid over heel Vlaanderen. De aankopers kunnen via korte communicatielijen met hun vragen en bezorgdheden omtrent bijzonderen batterijnoden bij ons terecht. De overeenkomst werd alvast met een jaar verlengd. Zo zorgen wij voor de Zorg!
